Средностатистическият служител прекарва около 37% от времето си на работното място в срещи или в тяхното координиране. Това време струва на работодателите средно над 29 хил. долара годишно. Хората присъстват на около 6 екипни и вътрешни срещи седмично, на около 5 индивидуални срещи и на около 5 външни срещи. Вътрешните срещи са най-чести, но и най-често се пренасрочват. Координирането и пренасрочването им струва на работодателите средно над 5000 долара годишно. От февруари 2020 г. насам хората участват в три пъти повече срещи и разговори в Microsoft Teams седмично - увеличение със 192%. Над 60% от екипите, които постигат или надхвърлят целите за растеж, прекарват от 3 до 5 часа седмично в срещи, които действително допринасят за постигането на целите на компанията, в сравнение с 41% от тези в по-малко успешните екипи. Препълнените календари, конфликтите при планирането и различните часови зони са някои от факторите, които карат срещите да поглъщат работния ден на заетите, като в крайна сметка ги отдалечават от изпълнението на реални задачи и реалната им продуктивност, обобщава платформата Worklife. "Стана толкова лесно хората да се включат във видеоконференция, че тя изсмуква повече време и енергия, отколкото преди пандемията", коментира Роб Садоу, главен изпълнителен директор и съосновател на Scoop, доставчик на инструменти за планиране на хибридна работа. В миналогодишно проучване, включващо над 30 хил. респонденти от Microsoft, хората посочват неефективните срещи като основното нарушение на собствената им продуктивност. "Те наистина трябва да прекарват времето си в провеждане на висококачествени срещи и правене на неща, които придвижват бизнеса напред или кариерата им напред", каза Хенри Шапиро, съосновател на Reclaim AI. Данните за разходите за срещи са предоставени от Reclaim AI, която провежда проучване сред над 1300 работещи. Reclaim AI също така наскоро пусна нов инструмент Smart Meetings, който автоматизира планирането на срещи в екипите, като взема предвид часовите зони и наличността на хората. За да определи разходите за срещи и времето, прекарано в тяхното координиране, Reclaim взима средната заплата от 59 384 долара и я умножава по средния оперативен разход, който е приблизително 1.3 пъти по-голям от основната заплата. Резултатите показват, че времето, прекарано в срещи и тяхното управление, струва на работодателите средно над 29 хил. долара годишно. Експерти прогнозират, че този проблем ще намалее през следващото десетилетие, тъй като инструментите, базирани на изкуствен интелект, все повече ще се внедряват в работните процеси. "Има много хора, чиито календари са достатъчно натоварени, за да имат нужда от асистент", казва Шапиро. "Сегашното решение за организациите е да не правят нищо, като по същество просто дават посланието: "Трябва да се справите с тези проблеми, това е просто част от работата ви", добави той. Инструментът на Reclaim AI е едно от последните решения, целящи да решат проблема със срещите, които поглъщат по-голямата част от работния ден. Calendly е друга популярна опция, която обаче не е толкова автоматизирана. Вместо това Calendly позволява на другите да видят вашата заетост и да резервират срещи в свободни времеви интервали. Виртуалният офис, който може да промени работното пространство из основи Някои компании като Asana и Slack вече са избрали да ограничат срещите. Asana проведе експеримент, при който работещите бяха помолени да решат кои повтарящи се срещи според тях нямат смисъл и им беше възложена задачата да премахнат от календарите си тези с пет или по-малко участници за два дни. Те разработиха рейтингова система, по която хората да определят стойността на своите срещи, като ги помолиха да класират първо въздействието на срещите, а след това усилията, необходими за подготовката и последващата координация. Това оказа голямо влияние, като днес продължителността на срещите е средно около 15 минути в сравнение с 30 минути преди. Седмичните срещи бяха преместени на всеки две седмици или месеци, а тези, които се смятаха за напълно ненужни, бяха изцяло отменени. Благодарение на тези промени заетите спестяват средно по 11 часа на месец, като освобождават времето, което биха прекарали в участие и координиране на срещи, и могат да работят по други задачи. Как да водите 15-минутни срещи В Slack се прилага методът "петък без срещи", при който не се планират вътрешни срещи, а от хората се очаква да работят по-целенасочено. Такива усилия, които се фокусират върху качеството на срещите, а не върху броя на прекараните в допир моменти, са начинът, по който компаниите трябва да обмислят това, казва Джесика Гилмартин, главен организационен директор на Calendly. "Срещите имат наистина лоша репутация, защото обикновено не са наистина полезни. Но милиони и милиони хора разчитат на срещите, за да си свършат работата", каза Гилмартин. "Ако се замислите за вътрешните срещи, това е мястото, където се вземат решения, където хората си сътрудничат, общуват и могат да вземат решения, които им позволяват да продължат напред. Срещите не трябва да служат за отчитане на информация, а за вземане на решения и придвижване на работата напред", добави тя. Проучване на Calendly установява драматична разлика в производителността на работещите, които твърдят, че срещите им са продуктивни, в сравнение с тези, които твърдят, че срещите им не са продуктивни, каза тя. Компанията разглежда успешните екипи в сравнение с по-малко успешните и установява, че 61% от успешните (тези, които постигат или надхвърлят целите за растеж) прекарват от три до пет часа седмично в срещи, които действително допринасят за постигането на целите на компанията, в сравнение с 41% от по-малко успешните екипи. Мнозинството от членовете на успешните екипи заявяват, че според тях в работния ден има достатъчно време както за изграждане на взаимоотношения с клиенти, потенциални клиенти, членове на екипа и други, така и за справяне с транзакционни задачи, в сравнение с едва 43% от членовете на по-малко успешните екипи, се посочва в доклада. Инструментите, които улесняват планирането на срещи, могат да предизвикат нежелани последици - да доведат до повече срещи като цяло, което означава, че гарантирането на качеството на тези срещи ще бъде от ключово значение за напред. "Според мен основната задача пред мениджърите е предварително да насърчат участниците в срещите да бъдат по-целенасочени в това време", каза Садоу. Някои други инструменти, които могат да помогнат, включват анкети в Slack, където екипите могат да гласуват дали трябва да се срещнат в този ден. "В някои отношения мисля, че най-мощните инструменти са тези, които всъщност ни изтласкаха от провеждането на срещи заедно, когато те не са наистина ценни", каза Садоу. "Не е вярно, че ако хората имат повече часове на срещи, те просто ще работят повече часове през седмицата. Това, което в крайна сметка се случва, е, че времето за срещи измества други неща, които може би е трябвало да бъдат приоритизирани през тази седмица, в крайна сметка се случват през следващата седмица или през следващия месец", заключава той. Най-важно остава да овладеете изкуството да приоритизирате и да поставяте граници в работна среда. Тези умения ще са ключът към изграждане на по-продуктивни и позитивни усещания, с които да свързвате времето си на работа, а с това и да напредвате в кариерата си. Как да поставяте граници в условия на хибридна работа